۱۳ عادت که موجب می‌شود شما در محل‌کار غیرحرفه‌ای بنظر برسید
عادت‌های بد را خاک کنید
حتی کارمندهای فوق‌العاده هم می‌توانند دچار این عادات اشتباه شوند، شما چطور؟
شناخت عادات بد و اصلاح آن‌ها نه تنها موجب رضایتمندی رئیس و همکارانتان میگردد، بلکه شما را به فردی مفید و سازنده تبدیل می‌کند و احساس موفقیت و آرامش را در شما افزایش می‌دهد. در ادامه این مطلب قصد داریم به شما بگوییم که کدامیک از عادات رفتاری باید دور انداخته و یا اصلاح شوند.
1. هرگز در زمان بیماری کار نکنید
اغلب افراد به دلیل عذاب وجدان و احساس تنبلی در هنگام بیماری به محل کار خود رجوع می کنند. این سیستم می‌تواند به مجموعه و فرد آسیب‌های فراوانی وارد کند. چرا که علاوه بر به خطر انداختن سلامت فرد، موجب ابتلا پرسنل و بوجود آمدن خطا در روند کار می‌شود؛ بنابراین اگر کسالت دارید در خانه بمانید. هرچند امروزه اکثر مجموعه‌ها و سازمان‌ها به این رسیده اند که در هنگام بیماری کارکرد فرد چه از خانه و چه با حضور فیزیکی در محل کار چندان نتیجه مطلوبی ندارد و در این شرایط بهتر است فرد بیمار فرصت کافی برای استراحت داشته باشد، اما شما می‌توانید در صورت نیاز دور کاری کنید.
- این امر که اگر بیمار هستید، باید آن را به کارفرمای خود ثابت کنید اشتباه است. اینکه اشاره کنید سرما خورده‌اید و یا احساس خوبی ندارید کافی است و دیگر احتیاج به توضیح مشکلات معده، سیستم گوارشی و وخامت اوضاع تنفسی نیست.
2. ارسال پیام و یا ایمیل؟ نحوه خبررسانی و صحبت دررابطه‌با مسائل مهم
اگر تصمیم دارید یک جلسه و ملاقات را هماهنگ کنید، ارسال پیام راه مناسبی است. همچنین شما می‌توانید برای به روز کردن تقویم کاری و اطلاع رسانی در رابطه با ساعت‌هایی که مشغول هستید از پیام رسان‌ها استفاده کنید. اما هر موردی فراتر این دست مسائل را باید بصورت حضوری و در مکالمات گفتاری به مخاطب و همکارتان منتقل کنید. علاوه بر اینکه نوشتن، ویرایش و تنظیم یک متن از بیان آن سخت‌تر و وقت‌گیر تر است، یک مکالمه حضوری به شما امکان دیدن ری‌اکشن فیزیکی فرد مقابل را نیز می‌دهد و از سوء ارتباط و اشتباه جلوگیری می‌کند.
- اگر ارتباط برقرار کردن برای شما از طریق ایمیل و یا پیام راحت‌تر است، می‌توانید جهت پیگیری مکامله، توضیحات تکمیلی را ضمیمه متن کنید و از اینکه منظور شما به طور واضح و کامل به مخاطبتان منتقل شده است، مطمئن شوید.
3. نداشتن یک محیط کاری مناسب
واضح است که شما نباید محیط کارتان را مانند یک اتاق خواب دیزاین کنید، اما خالی بودن میز، قفسه‌ها و اتاق شما از لحاظ روحی مطلوب نیست. داشتن یک میز مرتب و چند وسیله شخصی که موجب راحتی و آرامش شما می‌شود، حد تعادلی است که نشان می‌دهد به زندگی شخصی و کاریتان به یک اندازه اهمیت می‌دهید و سعی می کنید هر دو را در کنار هم پیش ببرید. علاوه بر این، شما ساعات زیادی از روز را در محل کار خود صرف می‌کنید. پس چرا از آن لذت نبرید؟
- قرار دادن یک عکس بر روی میزتان همزمان که شما را خوشحال می‌کند می‌تواند دلیل خوبی برای شروع یک مکامله باشد. یک تصویر از اعضای خانواده، حیوان خانگش یا فعالیت موردعلاقه شما می‌تواند انتخاب خوبی باشد.
- هرچند که میز شلوغ ممکن است نشان دهنده این موضوع باشد که شما فرد باهوشی هستید،اما سعی کنید دفتر و میز خود را تاجای ممکن مرتب نگه دارید و اگر از خانه کار می‌کنید، هنگام برقراری تماس های تصویری قسمت‌های بهم ریخته را در جلسات از نظر دور نگه دارید.
4. پوشش نامناسب
با وجود اینکه پس از دوران پاندمی در خیلی از شرکت‌ها معیارهای پوشش مناسب تغییر کرد و با رواج پیدا کردن دورکاری خیلی از افراد در محل سکونتشان با لباس راحتی و اسپرت وظایف کاری خود را انجام می‌دهند، اما بصورت کلی یک رفتار حرفه‌ای بیان می‌کند که برای حضور در محل کار، لباس‌های رسمی انتخاب شوند. امروزه بیشتر مجموعه‌ها از فرم خاصی برای کاکنان خود استفاده نمی‌کنند؛ بنابراین برای داشتن یک ظاهر منطقی کافیست لباسی تمیز و هماهنگ با حیطه کاری مجموعه‌ای که در آن مشغول هستید بپوشید.
- اگر مطمئن نیستید که چه لباسی برای حاضر شدن در محل کارتان مناسب است، بهتر است بیش از حد رسمی بپوشید تا لباس های اسپرت و راحت.
5. بهانه‌آوردن
اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید و یا در انجام آن مرتکب اشتباهی شدید مسئولیت آن را به عهده بگیرید. صادق بودن شما در این شرایط بهترین راه حل است. حتی اگر باعث شود که در لحظه احساس بدی داشته باشی و یا تصور کنید که با نگفتن حقیقت به خودتان لطف کرده‌اید و از ناراحتی دیگران نیز جلوگیری شده است. اما اغلب افراد متوجه بهانه‌ها و دروغ شما می‌شوند و این موضوع شما را بی‌مسئولیت و غیرحرفه‌ای نشان می‌دهد.
- گاهی لازم است به خودتان یادآوری کنید که هیچ‌کس کامل نیست و هر فردی ممکن است مرتکب خطا شود، بنابراین برای کار اشتباهی که انجام داده‌اید عذرخواهی کنید و آن را بپذیرید. هرچند این به معنای مجاز بودن شما برای تکرار اشتباهاتتان نیست. بلکه شما در کنار عذرخواهی و پذیرش خطایی که انجام داده‌اید، موظف هستید برای جبران آن تلاش کنید.
6. غیبت‌کردن
هیچ‌کس برای افرادی که به شایعات دامن میزنند و پشت سر دیگران صحبت می‌کنند احترام قائل نیست. مهم نیست که دیگران چقدر از شنیدن در رابطه با حواشی مشتاق هستند، صحبت کردن در رابطه با یکی از پرسنل و همکارهایتان موجب می شود شما غیرقابل اعتماد، تازه‌کار و غیرحرفه ای بنظر برسید. حتی اگر شما با احتیاط و مودبانه در رابطه با شایعات اظهار نظر کنید، نمی دانید که صحبت‌هایتان به چه صورت به دیگران منتقل می‌شوند و یا چه کسی ممکن است حرف هایتان را بشنود. باید بدانید که غیبت کردن بصورت ارسال متن و پیام از بیان کردن آن هم بدتر است. چرا که یک اسکرین‌شات ساده می‌تواند شما را در موقعیت خجالت‌آوری قرار دهد.
- اگر حرفی را نمی‌توانید بصورت رودررو به کسی بزنید، این زنگ خطری است که نباید آن را پشت سر فرد به هر نحوی بیان کنید. اینکار موجب می‌شود دیگران بتوانند به شما اعتماد کند.
7. تأخیر در پاسخ‌گویی
این درست است که پاسخ‌گویی مداوم به تماس‌ها، ایمیل ها و … وقت‌گیر و گاهی خسته کننده است، اما برای حفظ ارتباط با مشتریان و مخاطبانتان باید پاسخ‌گویی را در اولویت قرار دهید. جواب دادن به‌موقع پیام‌ها و تما ها نشان می دهد که شما فردی در دسترس و قابل اعتماد هستید. همچنین باید بدانید که ایمیل‌ها و پیام های پاسخ داده نشده بر روی تمرکز فکری شما تاثیر می‌گذارد، در نتیجه پاسخ‌گویی سریع به برنامه‌ریزی بهتر و کاهش استرس شما می‌کند.
- یک زمان مشخص را برای مجموعه کارهایی که به تمرکز نیاز دارند و باید بدون وقفه انجام شوند کنار بگذارید و زمانهای کوتاه بین کارهایتان را به پاسخ‌دهی ایمیل‌ها و پیام‌ها اختصاص دهید.
8. چک‌کردن مداوم تلفن همراه
هنگامی که در یک جلسه حضور دارید، درحال صحبت کردن با همکارانتان هستید و یا پاسخ مراجعه کنندگان را می‌دهید، نگاه کردن مداوم به تلفن همراه و چک کردن آن بلافاصله بعد از هرپیامی که برای شما ارسال می‌شود، این حس را به مخاطبتان می‌دهد که شما توجه کافی به موضوع و فرد مقابلتان ندارید. حتی اگر قادر هستید که بر روی موضوعات مختلف تمرکز کنید و یا چندکار را با هم انجام دهید، باید بدانید که تقسیم کردن توجهتان بین موبایل و کسی که مشغول صحبت کردن با شما است روش موثر، کارآمد، مودبانه و اصولیی نسیت. بنابراین هنگامی که در یک بحث مشارکت می‌کنید و یا درحال انجام دادن کار مهمی هستین، به گوشی همراهتان توچهی نکنید و بجز تماس‌ها‌ی ضروری تماسی را پاسخ ندهید.
- از گوشی همراه خود دور شوید و زمانهای مشخصی را برای پاسخ‌دهی به تماس‌ها و پیام‌های شخصی خود در نظر بگیرید.
9. مشارکت‌نکردن در برنامه‌های متفرقه شرکت
نیاز نیست که شما با تمامی همکارانتان صمیمی باشید، اما داشتن یک رابطه مثبت با افراد در محیط کارتان به سود همه است. بخشی از ساختن یک رابطه مثبت حضور پیدا کردن در برنامه‌های متفرقه مانند جشن تولدها، پیکنیک دست‌جمعی و یا مهمانی‌های شام است. علاوه بر این برقراری ارتباط چشمی، سلام دادن، احوالپرسی‌های کوتاه‌مدت، لبخند زدن به فردی که از کنار شما رد می‌شود و دانستن برخی اطلاعات جزئی در رابطه با همکارانتان، موجبات داشتن روابطی بهتر در زندگی کاری شما را فراهم می‌کند.
10. تأخیر
از خرابی ماشین گرفته تا بیمار شدن عضوی از خانواده، شما ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که باعث شود دیر به محل کارتان برسید. اغلب کارفرما شرایط پیش آمده را درک می‌کند اما تکرار مداوم تاخیر می‌تواند روی برخورد دیگران با شما تاثیرات منفی بگذارد. همچنین تاخیر شما بر روی زمان‌بندی و برنامه‌ریزی دیگران تاثیر می‌گذارد؛ بنابراین دیر رسیدن عملی غیر حرفه ای و به احترامی به همکارانتان است.
در حقیقت: «تاخیر همیشگی شما این احساس را به دیگران منتقل می‌کند که زمان شما با ارزش‌تر از بقیه است.»
- برای مدیریت زمان می‌توانید رفت‌و‌آمدهای صبحگاهی خود را محدود کنید و از شب قبل برای انجام کارهایی که نیاز است قبل از رسیدن به محل کارتان انجام دهید برنامه‌ریزی کرده و زمان بیدار شدن و بیرون رفتن از خانه را براساس آن تنظیم کنید.
11. درگیرشدن با عادات غذایی آزاردهنده
رعایت نکردن مسائل بهداشتی و آداب غذا خوردن می‌تواند بشدت آزار دهنده باشد. خوردن خوراکی‌های بودار، نگه داشتن غذای مانده در یخچال، تلنبار کردن ظروف کثیف در سینک ظرفشویی، خوردن غذای دیگران و ایراد گرفتن از غذا باعث معذب شدن همکاران شما و ایجاد دلخوری می‌شود. برای جلوگیری از این قبیل مشکلات، نیاز به آموزش بخصوصی نیست. بلکه با آگاه بودن نسبت به نیاز دیگران و احترام به حساسیت‌های رفتاری افراد می‌توان برخوردی حرفه‌ای‌تر داشت.
- از این قانون طلایی پیروی کنید: «با دیگران همانطور رفتار کنید که انتظار دارید با شما رفتار شود.» اگر نمی‌توانید عادات خود را اصلاح کنید، برای خوردن غذا به بیرون از محل کارتان بروید و زمان استراحتتان را در فضایی جداگانه بگذرانید.
12. گرفتن تمام اعتبار انجام یک پروژه
اگر تمام کارهای یک پروژه را خودتان انجام داده‌اید، کسب تمام اعتبار و مزایای آن منصفانه است. اما اگر کسی شما را در انجام کارها همراهی کرده است، هنگام گرفتن حقوق و پاداش سخاوتمند باشید و کسانی که به شما کمک کرده‌اند را با خود همراه کنید. این به شما وجهه خوبی می‌دهد و باعث می‌شود دیگران برای همکاری با شما مشتاق باشند.
- بجز بحث حقوق و پاداش، اعتبار انجام یک کار را نیز با افرادی که به شما کمک کرده‌اند تقسیم کرده و هنگام ارائه پروژه بجای واژه «من» از «ما» استفاده کنید. نام بردن از افرادی که با شما همراه بوده‌اند برای قدردانی بهترین کار است.
13. ترک‌کردن محل کار، زودتر از موعد
اگر کار خود را هر چند وقت یکبار زودتر از موعد ترک کنید، چندان مسئله مهمی نیست، اما تکرار آن می‌تواند بر روند کاری شما تاثیر منفی بگذارد. حتی اگر شما زودتر از افراد دیگر در محل کارتان حاضر شوید و یا بخشی از کارهایتان را در خانه انجام دهید، باز هم ممکن است دیگران با تکرار این موضوع، مسئولیت‌پذیری شما را زیر سوال ببرند چرا که در عدم حضور شما دیگر کارمندان تا دیروقت مشغول هستند و نبودتان می‌تواند مشکل ساز شود.
- اگر نیاز است که شما محل‌کارتان را زودتر ترک کنید و می‌دانید که ممکن است بصورت هفتگی در روز مشخصی (به هر دلیلی) تکرار شود از قبل این موضوع را با رئیستان مطرح کنید تا دیگر پرسنل را در این رابطه مطلع کند و آن‌ها بتوانند برای زمانی که شما نیستید برنامه‌ریزی کنند و به روندکاری شرکت آسیبی وارد نشود.